Testo Pubblico
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COMUNE DI CIGLIANO
Provincia di Vercelli

VERBALE DI DELIBERAZIONE
DELLA GIUNTA COMUNALE

N. 107 del 10/10/2015


OGGETTO: APPROVAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI.


Il giorno 10/10/2015 alle ore 11.30 nella sala delle adunanze, previa osservanza di tutte le formalità prescritte dalla vigente legge, vennero oggi convocati a seduta i componenti della Giunta Comunale.




All'appello risultano:

Presenti                                             Assenti                                             
1) Rigazio Anna
2) Filippi Bruna
3) Autino Livio
4) Bertotto Stefano
5) Castelli Gianni
Totale presenti 5Totale assenti 0






Partecipa all'adunanza il Segretario Comunale Dott. Michelangelo La Rocca, il quale provvede alla redazione del presente verbale.

Essendo legale il numero degli intervenuti, Rigazio Anna assume la presidenza e dichiara aperta la seduta per la trattazione dell'oggetto sopra indicato.

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Deliberazione GC n. 107 del 10/10/2015 - PROPOSTA
OGGETTO: APPROVAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI.

            L?Amministratore competente

             Premesso che il D.P.R. n. 445 del 28/12/2000 recante ?Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa?, prevede, in particolare al Titolo IV, per le pubbliche amministrazioni l?introduzione di sistemi di gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi;

             Richiamati:

-          la Direttiva della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 9 Dicembre 2002 con la quale sono stati definiti gli indirizzi per l?adozione delle norme in materia di protocollo informatico e di trattamento elettronico dei procedimenti amministrativi, direttiva che per le regioni e gli enti territoriali costituisce contributo operativo nel rispetto dell?autonomia istituzionale;

-          il Decreto del Ministero per l?innovazione e le tecnologie del 14 Ottobre 2003 di approvazione delle linee guida per l?adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi;

-            il Codice dell?Amministrazione Digitale ? CAD ? approvato con D. Lgs. n. 82/2005 nel testo  coordinato e aggiornato con le modifiche ed integrazioni introdotte dal D. Lgs. 30/12/2010, n. 235;

-            il DPCM 03/12/2013 ad oggetto ?Regole Tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40?bis, 41, 47, 57?bis e 71 del Codice dell?Amministrazione Digitale di cui al D. Lgs. n. 82/2005;

-            il DPCM 13/11/2014 avente ad oggetto ?Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonch? di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis,23-ter, 40, comma 1, 41, e 71 del Codice dell?amministrazione digitale di cui al D. Lgs. n. 82/2005;

 Rilevato che, ai sensi delle norme sopracitate, le Pubbliche Amministrazioni devono:

a)    adottare il Protocollo informatico per la registrazione dei dati e documenti;

b)    formare e conservare i documenti informatici sulla base delle deliberazioni dell?AIPA (ora Agenda Digitale per l?Italia) - Autorit? informatica della Pubblica Amministrazione, n.51/2000 e n.42/2001;

c)    realizzare la sottoscrizione elettronica dei documenti informatici;

d) gestire in forma informatica il sistema ed i flussi documentali sulla base delle Deliberazioni dell?AIPA n.51/2000 e n.42/2001 e del DPR 445/2000, artt. 64,65 e 66.

e) realizzare gli accessi telematici ai dati, ai sistemi ed alle banche da ti sulla base delle indicazioni del DPR 445/2000, artt.58,59 e 60:

f) individuare le Aree Organizzative Omogenee (AOO) per la gestione del Protocollo informatico e dei flussi documentali e i relativi Uffici di riferimento;

g) nominare il Responsabile delle attivit? relative alla tenuta del Protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli Archivi;

h) adottare il Manuale di gestione dei documenti previsto dalle Regole tecniche di cui al DPCM 31/10/2000, che descrive il sistema di gestione e d? conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni necessarie al corretto funzionamento del Protocollo informatico;

i) realizzare la sicurezza dei dati, dei documenti e delle tecnologie sulla base delle disposizioni del

Codice in materia di dati personali (D.Lgs. 30/6/2003, n. 196);

j) ottemperare alla Direttiva sulla formazione del Ministro per la Funzione pubblica del 13/12/2001;

k) effettuare le comunicazioni di cui alla Direttiva del Ministero per l?innovazione e le tecnologie del 9/12/2002;

 Dato atto che, in esecuzione di dette disposizioni:

- con deliberazione della Giunta Comunale n. 111 del 30.12.2004, e successiva modifica, veniva individuata un?unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) e veniva approvato il Manuale di gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi e relativo titolario;

- con provvedimento del Sindaco n. 7 del 09/10/2015 venivano nominati il Responsabile e il Responsabile vicario della gestione documentale e della conservazione di questo Comune;

Tenuto conto dell?attuale organizzazione e delle recenti disposizioni legislative ? stato redatto un nuovo Manuale di Gestione del protocollo informatico composto da n.11 sezioni e n. 8 allegati facenti parte integrante e sostanziale del presente atto e ritenuto dover procedere alla sua approvazione;

 propone alla Giunta Comunale:

 1.    di approvare l?allegato Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi per l?unica AOO (Area Organizzativa Omogenea) composto da n.11 sezioni e n. 8 allegati;

2.    di pubblicare e di tenere a disposizione del pubblico il manuale di gestione;

3.    di dare atto che il manuale di gestione approvato con la presente deliberazione sostituisce integralmente quello approvato con deliberazione della Giunta Comunale n. 111 del 30.12.2004.


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Deliberazione GC n. 107 del 10/10/2015 - PARERI PREVENTIVI
OGGETTO: APPROVAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI.




Il/La sottoscritto/a, Livio Autino, Amministratore, propone che la Giunta Comunale approvi la proposta di deliberazione sopra esposta.

L'AMMINISTRATORE COMPETENTE
F.to Livio Autino







PARERI PREVENTIVI


Ai sensi dell'art. 49, comma 1, e dell'art. 147-bis, comma 1, del Decreto Legislativo n. 267 in data 18.08.2000, il RESPONSABILE DEL SERVIZIO ESPRIME PARERE FAVOREVOLE in ordine alla regolarità tecnica e alla regolarità e alla correttezza dell'azione amministrativa, in fase preventiva di formazione, del provvedimento che si intende approvare con la presente proposta di deliberazione.

IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO
F.to Michelangelo La Rocca





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Deliberazione GC n. 107 del 10/10/2015 - DISCUSSIONE, VOTAZIONE E DISPOSTO
OGGETTO: APPROVAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI.

Successivamente il Presidente indice la votazione.


LA GIUNTA COMUNALE

Vista la sopraestesa proposta di deliberazione;

Visto il parere FAVOREVOLE in merito alla regolarità tecnica espresso dal Responsabile del Servizio, ai sensi dell'art. 49 del Decreto Legislativo n. 267 del 18/08/2000;


Con voti favorevoli 5, contrari 0 e astenuti 0 espressi in forma palese;

D E L I B E R A

di approvare la su estesa proposta di deliberazione che qui si intende integralmente riportata.







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Deliberazione GC n. 107 del 10/10/2015


Letto, approvato e sottoscritto:

IL PRESIDENTE
F.to Rigazio Anna

IL SEGRETARIO COMUNALE
F.to Michelangelo La Rocca





RELAZIONE DI PUBBLICAZIONE

La suestesa deliberazione;

¤ E' stata pubblicata all'Albo Pretorio dal giorno al giorno ai sensi di Legge. Reg. Pubbl. n. /.

¤ Ai sensi dell'art. 125 del D.Lgs 18/08/2000 n. 267, del presente verbale viene data comunicazione oggi _______________, giorno di pubblicazione, ai capigruppo consiliari (elenco n. _______ prot. n. _______).

¤ Trasmessa in copia alla Prefettura (prot. n. ____________).

Addì _______________
IL SEGRETARIO COMUNALE
F.to Clara Destro






Il sottoscritto Segretario Comunale certifica che la suestesa deliberazione è divenuta ESECUTIVA il ____________________ ai sensi dell'art. 134 - comma 3 - del D.Lgs 18/08/2000 n. 267, decorsi dieci giorni dalla pubblicazione

Addì _______________
IL SEGRETARIO COMUNALE
F.to Clara Destro






LA PRESENTE COPIA E' CONFORME ALL'ORIGINALE PER USO AMMINISTRATIVO

Cigliano lì _______________
IL SEGRETARIO COMUNALE
Clara Destro

_________________________

Allegato Allegato Allegato